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Es fundamental contar con un buen diseño y dinámicas innovadoras en las oficinas principales. Sin embargo, estos elementos no son la única clave del éxito. Una buena estrategia empresarial con miras al crecimiento debe incluir también el diseño de las oficinas regionales.

De acuerdo con el portal de OmniSecu, «una oficina central es donde todas las sucursales informan y donde trabajan los principales jefes de departamento de la empresa.» Mientras que «las sucursales normalmente se encuentran en ubicaciones geográficas remotas, conectadas a la oficina principal».

Pero, ¿qué tan importantes son las oficinas regionales en materia de productividad empresarial? Por otra parte, ¿cómo se puede impulsar la innovación a través del diseño en las sedes secundarias? 

Las oficinas regionales también importan

Según EuroCompany Formations, líderes en formación empresarial en el Reino Unido, son varios los beneficios de abrir oficinas regionales:  

• Ayudan a la expansión geográfica en nuevos mercados. 

• Pueden contribuir a ampliar su alcance en áreas que requieren conocimientos y experiencia locales (como el sector inmobiliario, por ejemplo).  

• Ofrecen la oportunidad de probar nuevos productos o servicios en diferentes zonas geográficas antes de lanzarlos a mayor escala.

Innovación empresarial y productividad: dos conceptos que van de la mano

La innovación empresarial es un factor clave para el éxito y el crecimiento de cualquier organización. Para ello, hay que ser capaz de innovar en todos los aspectos, incluidos los procesos de tecnología y diseño.

Aún así, las oficinas regionales son a menudo olvidadas cuando se trata de innovación, pese a que tienen un papel crucial en una empresa ya que ayudan a adaptarse a los mercados locales con mayor rapidez y eficacia.

Antes de diseñar espacios que fomenten la innovación en las oficinas regionales, se deben considerar dos pasos importantes:

1. Tener una estrategia clara para cada región

¿Qué se quiere lograr en una determinada región? ¿Se han comunicado los objetivos a todos los empleados? ¿Logran conectar con ellos? ¿Las dinámicas de trabajo de las oficinas regionales requieren de espacios colaborativos? Si es así, ¿cómo deben estar diseñados dichos espacios y cómo se puede fomentar la innovación a través de ellos? 

2. Ofrecer formación sobre la cultura y los valores de la organización

Esto incluye las normas, políticas y procedimientos de la empresa, así como la visión, misión y valores corporativos. Los empleados de las sucursales deben entender cómo se aplican a su región específica y de qué manera se relacionan con la oficina central.

Cómo fomentar la innovación en las oficinas regionales: Una mirada más cercana al diseño del espacio

Aunque las oficinas regionales están diseñadas para satisfacer a una plantilla más pequeña, el diseño de las sucursales debe inspirarse en la estética general de la empresa. 

Por ejemplo, si la oficina principal utiliza paneles de madera con iluminación natural, este aspecto debería trasladarse a la sucursal regional. Del mismo modo, si tiene una combinación de colores específica que complementa su imagen de marca, también debe reflejarse en todas sus oficinas.

Una imagen corporativa unificada ayuda a dar a los empleados una sensación de cohesión y fidelidad con el resto de la empresa y, al mismo tiempo, unifica la percepción que los clientes y el público en general tienen de ella, para que todos la vean como una misma, sin importar dónde esté.

Sin embargo, un error que se suele cometer con las oficinas secundarias es escatimar en gastos relacionados con la infraestructura y diseño. Es importante que las oficinas regionales también cuenten con los mismos espacios que una sede central. Por ejemplo:

• La creación de entornos con espacios de trabajo diversos 

Estos espacios deben trascender de lo laboral e incluir áreas para el trabajo concentrado, zonas recreativas y de socialización, así como cafeterías y salas para el descanso. 

Para el proyecto realizado en la compañía farmacéutica alemana Grunenthal, AEI Spaces diseñó los espacios bajo el concepto de «puestos de trabajo no asignados», así como también distintas maneras de trabajar en términos de concentración y colaboración. Se implementaron espacios para trabajo formal e informal, individual y grupal, alta concentración y concentración moderada, logrando así una oficina altamente colaborativa.  

Asimismo, otras características de un diseño de oficina innovador son:

• Espacios abiertos que aligeren la sensación de jerarquía en la oficina. 

• Si la sede principal cuenta con áreas de gimnasios o guarderías, replicar lo mismo en las sucursales. Esto ayuda a fomentar el sentido de comunidad entre los colaboradores. 

• Adaptación tecnológica de punta (sistemas sofisticados de audio y video, gestión de recursos, programas de hotelling, etc). 

Las empresas innovadoras atraen a los mejores talentos (y mucho más) 

Esta coherencia en el diseño no solo mostrará sinergia y alineación, sino también dará lugar a algunos otros beneficios:

• Facilidad para atraer nuevos talentos. Uno de los objetivos de diseñar espacios innovadores es fomentar la felicidad, el optimismo y la creatividad. De esta forma, la empresa atraerá al personal más cualificado e innovador.

• Retención del talento: Los empleados que están contentos en su entorno de trabajo tienen más probabilidades de quedarse en una empresa a largo plazo. Se sentirán valorados y respetados. Esto significa una mayor satisfacción laboral y una menor rotación de personal. 

• Aumento en la productividad de los empleados de las sedes: los empleados que trabajan en entornos colaborativos e innovadores son un 50% más eficaces, de acuerdo con un estudio de la Universidad de Stanford  citado en la revista Forbes.

• Mejora de la moral de los empleados: si a la gente le gusta el lugar donde labora, estará más contenta y comprometida con su trabajo. Esto conducirá a un mejor trabajo en equipo y a la colaboración entre los empleados, lo que se traduce en mejores resultados. 

¿Las oficinas regionales tienen que reproducir las iniciativas de la sede central o deben desarrollar sus propias iniciativas?

La respuesta es: ambas cosas. Si bien es cierto que las oficinas regionales deben adaptarse a las condiciones locales, también es verdad que tanto la sede central como la regional deben estar en capacidad de crear una cultura innovadora.

Si a las sucursales no se les proporciona orientación desde la oficina principal, podrían acabar desarrollando iniciativas que no estén alineadas con las de la sede o incluso tomar decisiones que entren en conflicto con los objetivos de la compañía.

Es importante que se tenga una política de comunicación clara para este tipo de iniciativas. Para ello, la empresa debe apoyar su desarrollo ofreciendo sesiones de formación y entrenamiento con expertos de la sede principal.

Un caso que demuestra esta sinergia es el proyecto Red Hat Chile, compañía informática estadounidense que inauguró una sucursal en Santiago de Chile. 

Este proyecto, desarrollado por AEI Spaces, mantiene el diseño original de la identidad corporativa de Red Hat, en el que predomina el diseño colaborativo con poca presencia de paredes, múltiples espacios para socializar y reunirse, además de una paleta de color en tonalidades rojas. Sin embargo, también se buscó incorporar algunos elementos de su contexto geográfico desde el diseño. 

Por ejemplo, para lograr ese efecto, se recreó una contraposición entre materiales fríos y cálidos como formica tipo madera, formica roja, pisos en vinilo gris claro, entre otros elementos que sirvieron de representación de la geografía chilena.

Conclusión

Las oficinas regionales también son clave en una estrategia de innovación: tienen el conocimiento del mercado local y pueden desarrollar iniciativas adaptadas a su contexto. Sin embargo, se suelen dejar de lado en términos de innovación y diseño. 

Por ello, si se quiere aprovechar al máximo el potencial de una oficina regional, es necesario establecer iniciativas que fomenten la productividad empresarial en todas las sedes.