El espacio como facilitador del manejo del cambio en los procesos de expansión y/o cambio empresarial

El conocimiento es hoy el principal factor creador de riqueza. Adicionalmente, la realidad virtual se ha abierto paso y ha desplazado, en parte, a la realidad física. En este contexto, las organizaciones transforman sus espacios arquitectónicos para que sean facilitadores, y no obstáculos, de su cambio y su expansión.

Desde antes de 2019, las principales organizaciones en el mundo ya re-diseñaban sus espacios. La pandemia aceleró su adaptación a las transformaciones tecnológicas y comunicacionales, así como a los retos de la sostenibilidad.

A diferencia de las oficinas tradicionales, propias de la era postindustrial, los espacios laborales de hoy ofrecen múltiples opciones con un rasgo común: están centradas en el ser humano.

Una nueva realidad y una gran incógnita

El espacio puede ayudar a transformar las organizaciones, afirma Fernando Silva, Country Manager de AEI Spaces Colombia. “Pero se trata no sólo de espacios, sino de personas, del entorno, de las nuevas realidades. Por supuesto que el espacio tiene un papel importante, pero hay una amplia lista de preocupaciones para cualquier gerente o dueño de empresa”, señala Silva.

En este sentido, Silva destaca cuatro elementos relacionados con los espacios laborales y las dinámicas de las organizaciones:

  1. El entorno cambiante: “Una planificación estratégica a tres años es una ilusión. El entorno cambia casi todos los días; esto exige que las organizaciones se adapten a esa dinámica, y en especial sus directivos”.
  2. La tecnología: “La transformación digital es un proceso complejo, y ahora democratizado, pues la vemos no solo en las grandes empresas sino en las pequeñas. El reto es cómo sacarle valor a la tecnología, cómo aprovecharla para apuntalar la estrategia o el crecimiento de la organización”.
  3. Transformación del liderazgo: “Varias generaciones y culturas interactúan hoy en las organizaciones. Hay diversas formas de ver las cosas y espacios asimétricos en los que cada grupo busca situarse. Las compañías desconocen si lo más efectivo es el trabajo remoto, los espacios compartidos con otras organizaciones, las operaciones satélites o la tradicional oficina del pasado. Tratamos de entender, como líderes, cómo nos adaptamos para estar más cerca de las personas y para potencializar sus capacidades, pero también para manejar sus incertidumbres. Si algo impulsó la pandemia fue la virtualidad, pero también la ansiedad, que va en contra de la productividad de las organizaciones”.
  4. La innovación: “La innovación estaba en el centro de la atención de las organizaciones antes de la pandemia, pero las cosas se aceleraron. Ya no somos los mismos de hace quince meses. Ahora estamos obligados a pensar en cómo sacar el mejor provecho de la innovación y adaptarnos a mercados y realidades cambiantes”.

Con estos cuatro elementos en mente, los gerentes deben analizar si los espacios de sus organizaciones ofrecen lo mejor para los actuales tiempos de transición. Lo importante no es seguir las tendencias (o incluso las modas) en el diseño de los espacios. Lo clave es tener en cuenta las necesidades específicas de la organización, incluso las de cada departamento.

Nuevos desafíos

Así como los líderes empresariales, los arquitectos y diseñadores de espacios también deben tomar nota de los propósitos de cada organización, de sus planes de expansión, y de las funciones, motivaciones y expectativas de sus empleados.

Algo muy importante es que las organizaciones que crecen deben incorporar a sus colaboradores en la concepción de los nuevos espacios laborales. Porque los entornos laborales se encuentran hoy en transición: de familiares y predecibles a todavía indefinidos, con múltiples opciones que mezclan lo virtual y lo físico, y los espacios para el trabajo individual y en equipo, y que deben adaptarse a estilos de trabajo nómadas, colaborativos, flexibles y remotos. 

El simbolismo del espacio de trabajo

Con las computadoras portátiles, los trabajadores ya no están “amarrados” a un escritorio: muchos lugares fuera de la oficina pueden ser suficientes para conectarse a una videoconferencia o elaborar un informe.

Pero esta flexibilidad no deja de lado la obligación de garantizar que los trabajadores, aunque lejos del tradicional escritorio, tengan condiciones laborales seguras. Ergonomía y seguridad son objeto de atención permanente, así como las condiciones ambientales (iluminación, temperatura, ventilación). De hecho, el espacio laboral es un factor fundamental de la satisfacción en el trabajo. El espacio crea, además, sentido de pertenencia y comunica los valores de la organización.

Lo deseable es que los empleados relacionen la innovación y el trabajo en equipo con una oficina renovada y abierta, menos formal, y que fomente la colaboración. No obstante, debe tomarse en cuenta que en los espacios abiertos hay menos privacidad y más distracciones, que exigen un mayor esfuerzo cognitivo y causan estrés.

Las tendencias

El diseño de nuevos espacios va más allá de eliminar paredes y tabiques, o de sentar juntos a los colaboradores. Es ofrecer varios tipos de espacios, según el estilo de la organización y las características de cada tarea, como grado de autonomía, interacción requerida entre colegas, duración de la labor y cantidad de tiempo que deba pasarse en la oficina.

Al reflexionar sobre la incorporación del trabajo remoto en la fórmula laboral tradicional, Fernando Silva afirma: “El trabajo desde casa ha introducido una nueva variable en la fórmula, y es que la arquitectura moderna se ha volcado a desarrollar activamente espacios con un enfoque centrado en el bienestar de las personas. La idea no es solo dotar a los empleados de mobiliario de oficinas para que lo adapten a sus hogares, sino pensar en desarrollar espacios que le ofrezcan una mayor comodidad, y por ende le permitan alcanzar un mejor desempeño laboral”. 

Los tiempos que corren son complejos para las organizaciones. Personas, procesos y tecnologías son los elementos que hay que tomar en cuenta para crear los espacios que faciliten la transformación organizacional. En definitiva, se trata de algo más que rediseñar un edificio.

Puntos principales (5 puntos importantes del contenido)

  1. A diferencia de las oficinas tradicionales, propias de la era postindustrial, los espacios laborales de hoy ofrecen múltiples opciones con un rasgo común: están centradas en el ser humano.
  2. Desde antes de 2019, las principales organizaciones en el mundo ya re-diseñaban sus espacios. La pandemia aceleró su adaptación a las transformaciones tecnológicas y comunicacionales, así como a los retos de la sostenibilidad.
  3.  El espacio crea sentido de pertenencia y comunica los valores de la organización.
  4. Lo deseable es que los empleados relacionen la innovación y el trabajo en equipo con una oficina renovada y abierta, menos formal, y que fomente la colaboración.
  5. El diseño de nuevos espacios va más allá de eliminar paredes y tabiques, o de sentar juntos a los colaboradores. Es ofrecer varios tipos de espacios, según el estilo de la organización y las características de cada tarea, como grado de autonomía, interacción requerida entre colegas, duración de la labor y cantidad de tiempo que deba pasarse en la oficina.

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